Często zadawane pytania - Pytania koordynatorów Erasmusa

Nie ma takiego wymogu. Pracownik uczelni wyjeżdża do zagranicznej uczelni lub przedsiębiorstwa, by realizować tam indywidualnie uzgodniony program szkolenia. Wymogi formalne są następujące:

  • wyjazd musi trwać co najmniej 1 tydzień a maksymalnie 6 tygodni;
  • niezbędne jest ustalenie "Indywidualnego programu szkolenia/planu pracy" i podpisanie go przez 3 strony: obie instytucje i pracownika.

Taki plan szkolenia powinien powstać odpowiednio wcześniej, ponieważ kwalifikacja na wyjazd uwzględnia jakość przygotowanego programu i spodziewane efekty szkolenia/ pracy. Z planu powinno wynikać, jaki będzie program pobytu, podejmowane działania i - jakie będą ich rezultaty - tj. jakie korzyści wyniesie pracownik z pobytu w zagranicznej instytucji - jak ten pobyt wpłynie na podnoszenie jego kompetencji jako np. nauczyciela akademickiego albo pracownika konkretnego działu uczelni.

Nie. Współpraca tego rodzaju nie wymaga podpisania umowy dwustronnej. Ekspert z zagranicznego przedsiębiorstwa przyjeżdża w celu prowadzenia zajęć ze studentami polskiej uczelni, na jej zaproszenie. Zalecane jest jednak spisanie ustaleń dotyczących programu wizyty jeszcze przed podpisaniem "Indywidualnego planu nauczania".

Uczelnia określa miesięczne stawki zgodnie z widełkami ustanowionymi przez NA (zob. załącznik VI do aktualnej umowy między uczelnią a Narodową Agencją). Uczelnia planująca zastosować niższą stawkę miesięczną niż 200€ powinna uzyskać wcześniejszą pisemną zgodę NA. Zasada ta nie dotyczy wyjazdów bez grantu.

Zgodnie z zapisem w umowie (Załącznik VI) „okres pobytu w uczelni partnerskiej (…) będzie określany z dokładnością do 0,5 miesiąca” oraz „czas pobytu określa się (…) licząc liczbę pełnych miesięcy kalendarzowych i pozostałych tygodni od daty rozpoczęcia pobytu do daty zakończenia”. Uczelnia może zdecydować, że rozlicza studentów z dokładnością do 0,25 miesiąca. Wybrana jednostka długości trwania pobytu (0,25 lub 0,5 miesiąca) powinna być stosowana do rozliczania wszystkich stypendystów. 

Czas pobytu wpisany do umowy wyjazdowej studenta to wielkość przybliżona. Podlega on weryfikacji na etapie rozliczania studenta z wyjazdu. Kluczowe są daty z zaświadczenia wydanego przez uczelnię przyjmującą po zakończeniu pobytu na stypendium. Istotna jest zgodność długości pobytu potwierdzonej przez uczelnię/ instytucję przyjmującą z danymi wpisanymi do sprawozdania końcowego składanego przez macierzystą uczelnię studenta. 

Czas pobytu na stypendium z dokładnością do 0,5 miesiąca określa się w następujący sposób:

  • od 0 do 7 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0 miesiąca;
  • od 8 do 24 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,5 miesiąca;
  • od 25 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 1 pełny miesiąc.

Czas pobytu na stypendium z dokładnością do 0,25 miesiąca określa się w następujący sposób:

  • od 0 do 3 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0 miesiąca;
  • od 4 do 10 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,25 miesiąca;
  • od 11 do 17 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,5 miesiąca;
  • od 18 do 24 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,75 miesiąca;
  • od 25 do 31 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 1 pełny miesiąc.

Przykład: Pobyt od 17 sierpnia do 23 listopada: jeden pełny miesiąc kończy się 16 września (drugi-16 października, trzeci-16 listopada), pozostałe dni, które nie zaliczają się do pełnego miesiąca (w tym przykładzie 7 dni) zostaną wyliczone z dokładnością do 0,5 miesiąca => rzeczywisty czas pobytu w tym przykładzie wynosi 3 miesiące. Jeżeli uczelnia rozlicza stypendystów z dokładnością do 0,25 miesiąca, w tym przykładzie rzeczywisty czas pobytu wynosi 3,25 miesiąca.  

W roku 2010/11 stawki maksymalne są uwzględnione w Załączniku VI do umowy finansowej.

Przykład: Studentowi jadącemu na studia do Belgii na 5 miesięcy przyznano kwotę 2.500€. Student wrócił ze stypendium z zaświadczeniem potwierdzającym czas wynoszący 4,5 miesiąca. Kwota jaką student może zachować to maksymalnie 2.250€ (500€ x 4,5 m-ca), co oznacza, że 250€ podlega zwrotowi do uczelni.

Ustalając zasady prosimy pamiętać, że ogólna kwota grantu wypłacona indywidualnemu stypendyście musi być liczbą całkowitą oraz, że wszyscy studenci muszą być traktowani w jednakowy sposób, spójny z zasadami uczelnianymi.

Praktyka nie może być realizowana w instytucjach Unii Europejskiej, instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej oraz placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju studenta.

Stypendia programu Erasmus są zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21, ust. 1, pkt. 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zasady ich przyznawania zostały zaakceptowane przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego (decyzja z dnia 31 maja 2010 r.).